プライバシーポリシー

株式会社ケイヴイシー(以下「当社」という。)は、お客様からお預かりする個人情報及び、当社に関係する方々の個人情報を適切に取り扱うべく、次の基本方針を定め、これを確実に運用します。

【基本方針】

  1. 個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  2. 個人情報を保護するために必要な社内ルールや、これを遵守するための個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員及び従業員がこれを実践します。
  3. 個人情報は、社内ルールに従い、適切な方法で収集するものとし、ご本人の同意を得た範囲に限定して利用するとともに、正当な理由がない限り第三者への開示・提供はいたしません。
  4. 保有する個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいを予防並びに是正するため、組織的、人的、物理的及び技術的に必要な安全対策を講じます。
  5. 個人情報保護に関して定期的に監査を行い、定期的に又は必要により、社内ルール及び管理方法を見直し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を実施します。
  6. 役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての教育を行い、日常業務における個人情報の適正な取り扱いを徹底します。
  7. 個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等の要求がある場合は、ご本人であることを確認し、速やかに対応します。

【個人情報】

個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報を構成する氏名、住所、電話番号、メールアドレスその他の記述等により当該個人を識別できるものであり、EEA(European Economic Area:欧州経済領域)の方がご利用になられる場合には、General Date Protection Regulation(以下「GDPR」といいます。)の適用のあるものをいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合することができ、結果的に個人を識別できるものも個人情報に含まれます。

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

(1) 書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的
ご本人様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合には、その都度、利用目的を明示させていただきますが、それ以外の方法により個人情報を直接取得する場合又は間接的に取得する場合には、以下の利用目的の制限範囲内で取り扱わせていいただきます。

① お取引様に関する個人情報:
商品案内等のダイレクトメール、アンケート、カタログの発送、見積書、注文書、製造依頼書、注文請書、請求書、支払明細書及びIR資料等の送付並びに収集、商品等の配送及び回収、その他当社引取上必要な連絡及び管理業務
② 株主様に関する個人情報:
株主総会招集通知、報告書、決議通知及びIR資料等の送付並びに収集、その他株主様との関係上必要な連絡及び管理業務
③ 従業員に関する個人情報:
従業員との関係上必要な連絡及び管理業務

(2) ご本人様が当社に個人情報を与えることの任意性並びにその情報を与えなかった場合のご本人様に生じる事項
個人情報のご提出はご本人様の任意ですが、当社の業務遂行上必要なものです。
従いまして、不十分・不正確な情報の提供若しくはご提供を拒絶されたことにより、当社の業務遂行に支障をきたし、ご本人様に連絡が届かない、犯罪等危険に巻き込まれる等の不利益等が発生した場合の結果はご本人様に帰属いたします。

(3) 委託された個人情報の取り扱いに関する事項
当社の各事業拠点からコンピューターによるデータ処理業務を委託されることに伴い預託された個人情報は、当該業務遂行の利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます。

(4) 合併、分社、事業継承による取得に関する事項
当社において行われる合併、分社、事業継承により、相手方の会社から取得した個人情報を当社が取得する場合、上記(1)記載の利用目的の範囲内で取り扱わせていただく場合がございます。

(5) 共同利用に関する事項
上記(1)①及び③記載の利用目的の範囲内で、当社グループ会社が共同利用する場合がございます。

2.個人情報の第三者提供について

当社は、利用目的の達成のために取得した個人情報を適切に管理し、予め当該個人情報に係るご本人様の同意を得ることなく第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合は関係法令に反しない範囲で、ユーザーの同意無く個人情報を提供することがあります。
※ 法令に基づく場合。
※ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合。
※ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令で定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

3.開示等の求めに応じる手続等に関する事項

当社は、開示対象個人情報に係るご本人様又はその代理人からの開示、内容の訂正追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求め(以下「開示等の求め」といいます)に対し、以下の方法により対応させていただきます。

(1) 開示の求めの対象となる項目
当社が開示の対象としている開示対象個人情報の項目については、下記の当社担当部署までご確認ください。その上で、所定の申請書に対象となる開示対象個人情報を特定するに足る事項を記載してください。その他、当該特定に資する情報を必要とする場合にも、事務局までお申し出ください。

(担当部署)
〒601-8303 京都府京都市南区吉祥院西ノ庄西中町46-2
株式会社ケイヴイシー 管理部
電話番号:075-321-3361

(2) 開示等の求めの申出先
開示等の求めは、当社担当部署宛に連絡お願い致します。

(3) 開示等の求めに際して提出すべき書面(様式)等
開示等の求めを行う場合には、予め当社担当部署宛に電話又は電子メールにてご連絡いただくことにより当社より開示等の求めの受理連絡後、本人確認のための以下の書類を同封しご郵送ください。
本人確認のための書類(以下のいずれか1種類のコピー)
※ パスポート
※ 運転免許証
※ 各種保険の被保険者証(健康保険被保険者証)
※ 介護保険の被保険者証
※ 年金手帳
※ 住民票
※ その他、予め当社事務局宛にご連絡いただいた際、上記の書類に準ずると当社が認めた書類
(なお、現住所と異なる場合は、転居履歴を証する住民票も添付し、本籍地等が記載されている証・パスポートは「本籍地」等の事項を除きコピーしてください、住民票、戸籍謄本、登記事項記載証明書、印鑑証明書等は、受け取った時点で3ヶ月以内に発行されたものを同封してください)

(4) 代理人による開示等の求め
開示等の求めをする方が、未成年者若しくは成年被後見人であるご本人様の法定代理人である場合、又は開示等の求めをすることにつきご本人様が委任した代理人である場合には、前項の書類に加えて、下記の書類を同封してください。

A.法定代理人の場合
※ 法定代理権があることを確認するための書類(戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人である場合には登記事項証明書、親権者の場合には扶養家族が記入された保険証のコピーも可)・・・1通

B.委任による代理人の場合
※ 委任状・・・1通
※ 本人の印鑑証明書・・・1通
※ 代理人本人であることを確認するための書類(代理人の運転免許証又はパスポート等、公的書類のコピー)・・・1通

(5) 開示等の求めの手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、金1,000円
金1,000円分の郵便定期小為替又は郵便切手を申請書類に同封してください。なお、手数料の不足及び手数料が同封されていなかった場合には、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。

(6) 開示等の求めに対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面により回答申し上げます。

(7) 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものといたします。また、ご提出いただいた書類は、当社が開示等の求めに対する回答書面を発送した後1年間保存し、その後破棄させていただきます。(保管、廃棄については、社内基準に基づき厳重に管理いたします)

(8) 開示対象個人情報の不開示自由について
当社は、次に定める場合には、開示等のご請求に対応いたしかねます。なお、当社がそのような決定をした場合には、その旨及び理由を付記して、申請者の申請書記載住所宛に書面によって通知申し上げます。また、そのような場合についても、上記の所定手数料をいただきます。
※ 申請書に記載されている住所と、本人確認のための書類に記載されている住所と当社の認識する住所とが一致しないとき等、本人確認ができない場合
※ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
※ 所定の申請書類に不備があった場合
※ 開示等の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
※ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害するおそれがある場合
※ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
※ 他の法令に違反する場合

4.苦情の受付窓口に関する事項

当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記までご連絡ください。なお、当社に直接ご来社いただいてのご相談についてはお受けいたしかねますので、その旨ご了承ください。
(苦情受付窓口)
〒601-8303 京都府京都市南区吉祥院西ノ庄西中町46-2
株式会社ケイヴイシー 管理部 宛
電話番号:075-321-3361
Mail:kvc@kvc-kyoto.co.jp